logo

Event
Eigen Terrein

Eigen terrein of externe eventlocatie?

Het organiseren van een bedrijfsevenement op eigen locatie is een vraag die zeker sinds de invoering van de WKR (werkkostenregeling)
 het overwegen meer dan waard is. De WKR stelt namelijk dat ‘personeelsevents’ moeten worden gezien als loon voor de werknemer of opgenomen moeten worden in de vrije ruimte binnen de WKR.

“

Een evenement op eigen terrein is en blijft een bijzondere belevenis, zowel voor de organisatie als de genodigden.

Wendy van de Beurcht | Eventprofessional

Evenement op het eigen terrein; Wow-effect of No-factor?

Evenementen georganiseerd op eigen terrein vallen volledig buiten de WKR en worden dus niet belast. Dit kan flinke financiële voordelen opleveren. Voor veel organisaties het overwegen méér dan waard. Een event op eigen terrein is een bijzondere en intense belevenis waarbij ik uit ervaring weet dat pijlers als saamhorigheid, waardering en trots vaak sterker voelbaar zijn en beleefd worden.

Een open dag of open huis geeft genodigden een origineel kijkje achter de schermen. Medewerkers, familie en relaties zien het bedrijf eens vanuit een heel andere hoek en krijgen op een ludieke manier veel achtergrondinformatie over de organisatie, producten en diensten, werkwijze, visie(s) en toekomstambitie. Eén ding is zeker, een event op eigen terrein zorgt in de meeste gevallen voor een WOW-effect. Men vindt het vaak bijzonder de eigen werkplek te zien transformeren naar een eventlocatie.

Men dient wel rekening te houden met een gemiddelde aanlooptijd van twee tot vier dagen. Tijdens deze fase is het vaak van belang een alternatief parkeerplan op te stellen en rekening te houden met het laden en lossen van vrachtverkeer. Een event op eigen terrein moet zo min mogelijk overlast opleveren voor de dagelijkse gang van zaken. Strakke logistieke planning, opbouwdraaiboeken, en uiteraard de benodigde risico- inventarisaties en veiligheidsplannen, zowel voor de op- en afbouw, zijn kritische succesfactoren.

Om een evenement op eigen terrein te organiseren dienen mogelijk één of meerdere vergunningen aangevraagd te worden. Er gelden namelijk tal van wettelijke voorwaarden waaraan voldaan moet worden. Dit betreft zowel de centrale overheid (denk aan de Arbo-wet) als provinciale (milieuwetten) en gemeentelijke overheden (brandweer). Vergunningen zijn vaak sterk regiogebonden, daarom wordt hier niet verder ingegaan op details. Sowieso is het gebruikelijk om de organisatie van het event aan de lokale overheid te melden.

video (time-lapse): 4-daagse opbouw van een event op het eigen terrein.

5 tips voor het organiseren van een evenement op het eigen terrein

  1. Denk aan stroom en water. Het klinkt simpel, maar juist deze aspecten worden vaak over het hoofd gezien. Maak een goed stroomplan, waarin je het licht en geluid, stroompunten voor catering, optredens, attracties, etc. meeneemt. Let hierbij vooral ook op de wattage! ‘Tijdens de speech van de directie valt de stroom uit en alle genodigden staan in het donker.’ Een doemscenario dat maar beter voorkomen kan worden. Hetzelfde geldt voor water. Voldoende stromend water is nodig voor de toiletten, maar ook voor spoelbakken voor de catering. Maak ook hiervan een juiste inventarisatie. Laat je adviseren door een technisch producent die alle punten meeneemt in het plan.
  2. Of het eigen terrein nu de mogelijkheid biedt voor een tentaccommodatie 
of er staat een (fabrieks)hal leeg, denk goed na over de indeling. Is een plenaire opening gewenst, of zijn meerdere zalen nodig voor het creëren van diverse sferen/belevenissen? Stem het meubilair/inrichting hierop af. Zorg daarnaast voor een juiste routing en voldoende nooduitgangen.
  3. Houd rekening met drie tot vier dagen opbouw. Dag 1 en 2 staan in het teken van de hardware, zoals de tenten, zaalverdelingen in de hal, vloeren, etc. Let op: op deze dagen is al voldoende stroom nodig. Op dag 3 wordt het stroom- en waterplan tot uitvoer gebracht en een begin gemaakt met de inrichting. Dag 4 staat in het teken van de inrichting. Uiteraard altijd in overleg met de wensen van de opdrachtgever.
  4. Zorg voor een tijdelijk logistiek plan voor transport, laden en lossen. Niet alleen voor leveranciers van het event, maar ook voor reguliere leveranciers zal de organisatie nog steeds bereikbaar moeten zijn. Hetzelfde geldt voor een parkeerplan, de parkeerplaats biedt namelijk in veel gevallen de benodigde ruimte voor het event op eigen terrein. Waar parkeren medewerkers hun auto voor/tijdens en na het event? Vergeet ook het veiligheidsaspect niet. 
Gelden er in de organisatie bepaalde veiligheidseisen, zoals een registratielijst, dragen van badges, specifieke routes of is er een geheimhoudingsplicht? Zorg er dan voor dat de volledige crew op de hoogte is, zodat ook zij zich aan deze regels kunnen houden.
  5. Verdiep je op tijd in de evenementenvergunning. De voorwaarden van de evenementenvergunning zijn per gemeente verschillend, dus controleer op tijd welke eisen gesteld worden. Een meldingsplicht is soms voldoende, maar in sommige gevallen moet er een officiële goedkeuring vanuit de gemeente plaatsvinden. Een vergunning kan in sommige gevallen verplichten om alleen met organisaties samen te werken die aan de benodigde richtlijnen voldoen (bijvoorbeeld HACCP bij cateringbedrijven). Uiteraard voldoet de Kort Catering aan deze eisen.

Meer advies over  de WKR-regeling of benieuwd naar meer mogelijkheden voor het organiseren van een event op het eigen terrein? Neem dan contact met me op.